ManejoTotal
Documentación del producto

Cómo funciona ManejoTotal

Guía completa del sistema, organizada por rol. Cada función explica qué hace, cómo se usa y sus reglas, con la interfaz real recreada para que veas cómo se ve de verdad.

Cómo leer esta guía

ManejoTotal tiene cuatro roles. Cada persona ve y hace solo lo que le corresponde. La documentación está organizada por esos roles.

Administrador

Ve y gestiona todo: operación, finanzas y configuración de la academia.

Administrativo

El día a día como el admin, sin la parte financiera-global ni la configuración.

Instructor

Consulta su propia agenda y marca el resultado de sus clases. Nada financiero.

Alumno (portal)

Ve sus datos y clases, y reserva clases prácticas desde el celular si la academia lo habilita.

Depende de un ajuste de la academia

Algunas funciones se activan por academia (como la reserva de clases del alumno o la financiación en cuotas). Donde aplica, lo vas a ver marcado con una nota como esta.

Ajuste: Ajustes → Configuración de la academia

Referencia visual

Los componentes de la interfaz están recreados con código, usando los colores de la marca. Ejemplos:

ProgramadoRealizadoNo se presentóCanceladoActivoInactivo

5

Clases de hoy

128

Alumnos activos

$12.800

Cobrado hoy

Rol

Administrador

Ve y gestiona todo el sistema. En el menú tiene el grupo Operación (Inicio, Agenda, Reservas, Alumnos, Caja, Cobranzas, Reportes) y el grupo Configuración (Instructores, Vehículos, Servicios, Usuarios, Ajustes). Es el superconjunto: todo lo que sigue también lo puede hacer el administrador.

Inicio

El panel de arranque (Hola, {academia} con la fecha del día). Muestra los números clave de la jornada y las clases de hoy de un vistazo.

Así se ve en el sistema

Vehículos con vencimientos

  • ABC 1234: Seguro vencido · Service por vencer (12/08/2026)
Ir a vehículos

5

Clases de hoy

3

Instructores hoy

128

Alumnos activos

6

Vehículos

Clases de hoy

Ver agenda
09:00–10:00Juan PérezPedro López
10:30–11:30María GonzálezPedro López
15:00–16:00Teórica · Sala 1Laura Díaz

Cómo se usa

  1. Se llega desde Operación → Inicio (es la primera pantalla al entrar).
  2. Las 4 tarjetas resumen el día: Clases de hoy, Instructores hoy, Alumnos activos y Vehículos.
  3. La lista Clases de hoy muestra horario · detalle · instructor, con acceso directo a Ver agenda.

Reglas

  • El día y las horas se calculan en la zona horaria de la academia.
  • Alumnos activos es un conteo exacto (estado activo).
  • El aviso de flota lo ven solo administrador y administrativo (los que gestionan la flota).

Agenda

El calendario de la academia: clases prácticas, teóricas y exámenes, coordinando alumno, instructor y vehículo. Desde acá se crea, edita, cobra e inscribe a las clases grupales.

Bloques de clase y leyenda (recreados)
Juan Pérez
099 123 456
09:00–10:00
Teórica · Sala 1
15:00–16:30
Ana Martínez
11:00–12:00
Tipo:Clase prácticaClase teóricaExamen prácticoCanceladaNo se presentó
Vehículo:AutoMotoCamiónÓmnibusMaquinaria
Señales: Completada PagadaRealizada sin pagar Sin pagar

Cómo se usa

  1. Se llega desde Operación → Agenda, o desde la ficha del alumno con Agendar clase (abre el form con ese alumno precargado).
  2. Cuatro vistas —Completa, Por instructor, Por vehículo, Teóricas— con el toggle Día / Semana.
  3. Crear evento abre el form: Servicio (autocompleta tipo, duración y precio), Tipo de evento, Inicio, Duración, Alumno, Instructor y Vehículo. Con Sugerir horarios propone huecos libres.
  4. La sección Cobro permite Cobrar al agendar; las teóricas tienen su panel de Inscriptos.

Reglas

  • Choque de horario: bloqueo duro si el mismo alumno ya tiene clase a esa hora; aviso no bloqueante (Agendar igual) si se solapa el instructor o el vehículo.
  • No deja agendar fuera de la disponibilidad del instructor.
  • Si el pago supera el precio de la clase, avisa del sobre-pago antes de registrar.
  • Al crear una práctica con un alumno con email, se envía la confirmación automáticamente.

Captura pendiente — Agenda completa (vista día/semana)

La grilla completa con los eventos posicionados por hora, las 4 vistas y el form embebido no se aísla como componente. Va una captura de la pantalla real.

Reservas

La bandeja Reservas pendientes: las reservas de clase práctica que hacen los alumnos desde el portal y esperan aprobación.

Depende de un ajuste de la academia

Esta bandeja solo aparece cuando las reservas del alumno están en modo manual. En modo automático la reserva se confirma sola y no pasa por acá; desactivada, no hay reservas.

Ajuste: reservas_alumno_modo = manual

Cómo se usa

  1. Se llega desde Operación → Reservas.
  2. Cada reserva muestra alumno · servicio y fecha · hora · instructor, con los botones Aprobar y Rechazar.

Reglas

  • Aprobar confirma la clase; Rechazar la cancela, libera el horario y devuelve la clase al paquete.

Alumnos

La lista de alumnos de la academia, con alta, edición, importación y exportación.

Así se ve en el sistema
NombreTeléfonoEmailDocumentoEstadoAcciones
Juan Pérez099 123 456juan@ejemplo.com1.234.567-8Activo
EditarEliminar
María González099 123 457maria@ejemplo.com2.345.678-9Activo
EditarEliminar
Ana Martínez099 123 458—3.456.789-0Inactivo
EditarEliminar
Estado vacío (lista sin alumnos)

Todavía no agregaste alumnos.

Crear alumno

Cómo se usa

  1. Desde Operación → Alumnos: Importar, Exportar (.xlsx) y Crear alumno.
  2. El buscador filtra por nombre, apellido, documento o teléfono.
  3. El form incluye datos de contacto, documento, Categoría que tramita, número de licencia, vencimientos y Instructor preferido.
  4. Importar sube un CSV/Excel con previsualización fila por fila (Lista / Error / Duplicado) e importa solo las válidas.

Reglas

  • El documento no bloquea: si no valida, se guarda con un aviso.
  • Cada academia ve solo sus alumnos (aislamiento multi-tenant).

Ficha del alumno

El legajo completo: datos, documentación, estado de plata, pagos y paquetes, financiación, exámenes, comentarios, disponibilidad e historial de clases. Se abre desde el nombre del alumno en cualquier lista.

Qué contiene

  • Cabecera con estado y Agendar clase; resumen de clases y estado de plata (Total pagado, Clases disponibles, Saldo pendiente).
  • Pagos y paquetes: vender paquete, registrar pago, y anular o editar pagos con auditoría.
  • Financiación: planes en cuotas con su estado.
  • Historial de clases y Historial de exámenes.
Aviso de sobre-pago (al registrar un pago)

Ojo: estás por sobre-pagar esta clase

La clase vale $800 y ya tiene $600 pagado. Estás por registrar $400, que la deja sobre-pagada en $200.

Si es un recargo o ajuste a propósito, confirmá. Si fue un error, cancelá y revisá antes de registrar.

CancelarSí, registrar igual (sobre-pago)
Financiación: plan en cuotas y desglose al vender

Financiación · Paquete 10 clases (Cat. B)

Total $15.000 · Pagado $6.000 · Restante $9.000

Vencido: $3.000

Próxima: Cuota 2 · $3.000 · vence 10/08/2026

  • Anticipovence 10/06/2026$3.000Pagada
  • Cuota 1vence 10/07/2026$3.000Pagada
  • Cuota 2vence 10/08/2026$3.000Vencida
  • Cuota 3vence 10/09/2026$3.000Pendiente

Desglose · Precio del programa: $15.000

  • Anticipo (10/06/2026)$3.000
  • Cuota 1 de10/07/2026$3.000
  • Cuota 2 de10/08/2026$3.000
  • Cuota 3 de10/09/2026$3.000
  • Cuota 4 de10/10/2026$3.000
  • Total✓ cuadra$15.000

Depende de un ajuste de la academia

El botón Vender con financiación aparece solo si la academia tiene la financiación habilitada. Los planes ya creados se ven siempre.

Ajuste: financiacion_habilitada

Reglas

  • Todo lo financiero pasa por acciones que validan el rol (administrador o administrativo).
  • El precio del paquete queda congelado; un pago anulado no cuenta en las sumas.

Captura pendiente — Ficha del alumno completa

La página entera son muchas secciones apiladas. Se documenta por partes con los componentes de arriba; la pantalla completa, con captura.

Caja

El Cierre de caja del día: total cobrado y desglose por forma de pago y por instructor. Solo administrador

Así se ve en el sistema

$12.800

Cobrado en el día

9

Pagos en el día

Cómo se usa

  1. Se elige la fecha (día anterior/siguiente o el input); por defecto, hoy.
  2. Dos tablas: Por forma de pago y Por instructor, cada una con su Total del día.

Reglas

  • Solo cuenta pagos no anulados; todo reconcilia con el total.
  • Cada cobro de clase se atribuye a su instructor.

Cobranzas

A quién cobrarle, ordenado por lo más vencido primero.

Así se ve en el sistema

Vencido (en mora)

$12.000

Deuda total

$45.000

Deudores

7

Para cobrarToda la deuda
AlumnoVencidoPróxima cuotaDeuda total
María González$3.000$3.000 · 10/08/2026$9.000

Reglas

  • Distingue lo vencido (en mora) de la deuda futura; solo cuenta pagos activos.

Reportes

Los números del período: ingresos por servicio, por instructor y detalle de pagos. Solo administrador

Así se ve en el sistema
Este mesMes pasadoPersonalizado

$128.500

Cobrado en el período

64

Pagos en el período

11

Paquetes vendidos

Por instructor

Clases realizadas en el período y dinero generado.

InstructorClasesDinero generado
Pedro López12$48.000
Otros (paquetes y pagos sin clase)—$15.000

Cómo se usa

  1. Filtros por período, servicio y forma de pago; Exportar a .xlsx con los filtros vigentes.
  2. Tablas Ingresos por servicio y Por instructor, más el bloque ¿Quién debe? que remite a Cobranzas.

Reglas

  • Solo pagos activos; las clases cuentan como realizadas por su fecha de inicio en el período (zona de la academia).

Instructores

El personal docente: alta, edición, disponibilidad y —opcional— el acceso al sistema. Las habilitaciones son las categorías de licencia que cada instructor puede dar (A…H más Teórica).

Así se ve en el sistema
NombreHabilitacionesEstado
Pedro López
ABCDEFG1G2G3HTeórica
Activo
Laura Díaz
ABCDEFG1G2G3HTeórica
Activo

Cómo se usa

  1. Crear instructor: nombre, contacto y las Habilitaciones (11 casillas: A, B, C, D, E, F, G1, G2, G3, H y Teórica).
  2. Acceso al sistema: el administrador puede crearle un usuario con rol instructor.
  3. Disponibilidad: horario semanal por día más excepciones por fecha.

Reglas

  • Crear el acceso al sistema es exclusivo del administrador.
  • La agenda pinta en gris los horarios fuera de la disponibilidad del instructor.

Captura pendiente — Disponibilidad del instructor

La grilla semanal editable con excepciones va con captura de la pantalla real.

Vehículos

La flota, con el vencimiento del seguro y el próximo service. Avisa antes de que algo se venza.

Así se ve en el sistema
IdentificaciónCategoríaSeguroService
ABC 1234AutoVencidoPor vencer
XYZ 9088MotoAl díaAl día

Cómo se usa

  1. Crear vehículo: identificación, categoría, vencimiento del seguro y próximo service.
  2. La ficha lleva el Historial de service: con Registrar service se anota qué se hizo, costo y kilometraje.

Reglas

  • Los badges avisan en rojo lo vencido y en ámbar lo que vence en 30 días o menos.

Servicios

El catálogo de lo que ofrece la academia (clases, paquetes, exámenes) con su precio, duración y categoría de licencia. Solo administrador

Así se ve en el sistema
NombreCategoríaPrecioActivo
Clase práctica autoB$800Activo
Paquete 10 clasesB$7.500Activo

Reglas

  • No se puede borrar un servicio con paquetes vendidos: hay que desactivarlo en su lugar.

Usuarios

Las personas con acceso a la academia y su rol. Solo administrador

Así se ve en el sistema
UsuarioRolAcciones
admin@ejemplo.com (vos)Administrador
instructor@ejemplo.comInstructor
Eliminar

Reglas

  • Nadie puede cambiar su propio rol.
  • No se puede eliminar al último administrador.

Ajustes

La configuración de la academia. Solo administrador Acá viven los interruptores que activan varias de las funciones de arriba.

Qué se configura

  • Logo de la academia y Zona horaria.
  • Agenda de los instructores: si cada instructor ve solo sus clases.
  • Registro de alumnos (portal): si los alumnos pueden crear su cuenta.
  • Reservas de clases (alumnos): desactivado / automático / manual, y las horas mínimas para cancelar.
  • Financiación (planes en cuotas): si se ofrece financiación.
  • Conectar Mercado Pago: la cuenta donde tus alumnos pagan online (la plata va directo a la academia).
  • Nota para los emails a alumnos y el Registro de anulaciones.

Una vez conectada la cuenta de Mercado Pago, los pagos online del alumno se registran solos en la caja, los reportes y el estado de cuenta, como cualquier otro pago. No hay que cargar nada a mano.

Depende de un ajuste de la academia

Estos ajustes son los que las notas ámbar de esta guía referencian: reservas del alumno, financiación y el aislamiento de agenda del instructor se prenden y apagan desde acá.

Ajuste: Ajustes → Configuración de la academia

Rol

Administrativo

Es como el administrador en el día a día, pero sin lo financiero-global (caja y reportes) ni la configuración de la academia. Todo lo que puede hacer funciona igual que en el administrador: valen las mismas pantallas y los mismos pasos.

A qué accede el administrativo

Puede acceder

  • Inicio
  • Agenda (gestión completa: crear, editar, cobrar, inscribir)
  • Reservas (aprobar / rechazar)
  • Alumnos y ficha (incluida toda la parte financiera por alumno)
  • Cobranzas
  • Instructores
  • Vehículos

No puede acceder

  • Caja
  • Reportes
  • Servicios
  • Usuarios
  • Ajustes
  • Mis clases

Diferencias respecto del administrador

  • Instructores: gestiona la ficha y la disponibilidad igual que el admin, pero no puede crear ni vincular el Acceso al sistema (el usuario de login). Ve la nota “Para crear o vincular el acceso al sistema, entrá como administrador”.
  • Alumnos: acceso completo, incluido vender paquetes y registrar, anular o editar pagos, y la financiación (crear planes y cobrar cuotas) si la academia la tiene habilitada.
  • Todo lo demás (Inicio, Agenda, Reservas, Cobranzas, Vehículos) es idéntico a lo documentado en el administrador.

Para el detalle de cada una de esas pantallas, mirá la sección del Administrador: los nombres, pasos y reglas son los mismos.

Rol

Instructor

Acceso acotado a tres pantallas: Inicio, Agenda y Mis clases. No ve alumnos, cobranzas, reportes ni configuración, y no tiene acceso a nada financiero.

Inicio

El mismo panel de arranque que el resto del staff: las 4 tarjetas del día y la lista de clases de hoy. La diferencia es que no ve el aviso de flota (eso es de quienes gestionan los vehículos).

Así se ve en el sistema

5

Clases de hoy

3

Instructores hoy

128

Alumnos activos

6

Vehículos

Clases de hoy

Ver agenda
09:00–10:00Juan PérezPedro López
10:30–11:30María GonzálezPedro López
15:00–16:00Teórica · Sala 1Laura Díaz

Agenda

El instructor consulta su propia agenda y marca el resultado de sus clases. No puede crear, editar, eliminar, reprogramar ni cobrar: no aparece Crear evento, ni el form de edición, ni la señal de pago.

Panel al tocar una clase (recreado)
Juan Pérez
099 123 456
09:00–10:00
María González
10:30–11:30

Resultado de la clase

Juan Pérez · 09:00–10:00

Clase realizadaNo se presentóVolver a programada

Cómo se usa

  1. Mismas vistas que el resto (Completa, Por instructor, Por vehículo, Teóricas) y el toggle Día / Semana.
  2. Al tocar una de sus clases se abre Resultado de la clase con Clase realizada, No se presentó y —si ya está marcada— Volver a programada.
  3. En la tabla de eventos, su única acción por fila es Marcar resultado (no Editar ni Eliminar).

Depende de un ajuste de la academia

Con este ajuste activado —lo más común— el instructor solo ve sus propias clases; el aislamiento es real, no puede acceder a las clases de otros ni por la API. Si la academia lo desactiva, el instructor ve la agenda completa.

Ajuste: instructores_ven_solo_su_agenda (default: activado)

Reglas

  • Marcar el resultado solo cambia el estado de la clase (programada / realizada / no se presentó): no toca nada financiero ni el consumo del paquete.
  • El blindaje es de fondo: la pantalla del instructor ni siquiera carga los pagos.

Mis clases

Exclusiva del instructor: el volumen de sus clases realizadas en el período elegido, sin ningún dato de dinero. (El administrador ve el desglose por instructor en Reportes.)

Así se ve en el sistema
Este mesMes pasadoPersonalizado

31

Clases dadas en el período

Por tipo de clase

Clase práctica22
Clase teórica6
Examen práctico3

Reglas

  • Se identifica por la ficha de instructor vinculada a su usuario. Si no está vinculada, ve 0 y un aviso para que la academia lo asocie.
  • Defensa en capas: esta pantalla nunca consulta pagos, solo cuenta clases por tipo.

Rol

Portal del alumno

Un área separada de la app de administración, sin el menú lateral del staff. El alumno entra con su documento y solo ve su propia ficha y sus propias clases: no ve instructores, vehículos, servicios ni pagos. Ninguna acción escribe directo a la base; todo pasa por el mismo blindaje multi-tenant que el resto del sistema.

Inicio del portal

La pantalla de inicio del alumno (Hola, {nombre}). Muestra sus datos y sus clases, con el botón Reservar una clase arriba cuando las reservas están habilitadas.

Así se ve en el sistema
A

Academia Ejemplo

Portal del alumno

Salir

Mis datos

Nombre
Juan Pérez
Documento
1.234.567-8
Email
juan@ejemplo.com
Teléfono
099 123 456
Categoría de licencia
B
N.º de licencia
123456

Próximas clases

  • Clase prácticaPendiente de confirmación

    lun 21/07/2026 · 09:00

    Cancelar

  • Clase práctica

    mar 22/07/2026 · 15:00

    No se puede cancelar (faltan menos de 24 h)

Qué ve

  • Mis datos: nombre, documento, contacto, categoría y número de licencia.
  • Próximas clases y Clases anteriores (estas con el badge Realizada).

Reglas

  • De cada clase ve solo tipo y fecha/hora: el instructor y el servicio quedan ocultos a propósito.

Reservar una clase

El alumno reserva su propia clase práctica en tres pasos: elige servicio, después instructor y por último el horario; confirma y listo.

Depende de un ajuste de la academia

La reserva existe solo si la academia la habilita. En automático la reserva queda confirmada al instante; en manual queda pendiente y la academia la aprueba desde su bandeja de Reservas.

Ajuste: reservas_alumno_modo (desactivado / automatico / manual)

Flujo de reserva paso a paso (recreado)

Elegí el servicio

Cambiar

Clase práctica auto · te quedan 5 clases

2

Elegí el instructor

Pedro López6 horarios disponiblesLaura Díaz3 horarios disponibles
3

Elegí el horario

Lunes 21/07

09:0010:3016:00

Confirmá tu reserva

Clase práctica auto con Pedro López

Lunes 21/07 a las 09:00 hs · 45 min

Se descontará 1 clase de tu paquete (te quedan 5).

Confirmar reserva

¡Reserva enviada!

Clase práctica auto con Pedro López
Lunes 21/07 a las 09:00 hs

Queda pendiente de confirmación. La academia la va a aprobar o rechazar.

Ver mis reservasReservar otra

Reglas

  • Solo clase práctica: las teóricas y los exámenes los sigue agendando la academia.
  • Requiere un paquete con saldo del servicio; solo aparecen los servicios con clases disponibles.
  • Los horarios salen de la disponibilidad del instructor, dentro de las próximas 2 semanas, sin solaparse con lo ocupado.
  • Solo se ofrecen instructores activos y habilitados para la categoría del servicio.
  • Al confirmar se descuenta 1 clase del paquete más antiguo. El vehículo lo asigna la academia después.
Cuando las reservas no están habilitadas

Reservas no disponibles

Tu academia todavía no habilitó la reserva de clases online. Las clases las coordina la academia.

Pagar online

Si la academia conectó su cuenta de Mercado Pago, el alumno paga desde el portal con tarjeta, dinero en Mercado Pago o efectivo en Abitab y Redpagos.

Así se ve en el sistema

Comprar paquete

Paquete 10 clases

10 clases prácticas

$7.500
Pagá conMercado Pago

El pago va directo a la academia y se registra solo.

Qué puede pagar

  • Comprar un paquete de los que la academia publica en su catálogo.
  • Pagar el saldo de un paquete.
  • Pagar cuotas de un plan de financiación.
  • Pagar una clase suelta al reservarla, si no le quedan clases disponibles.

Depende de un ajuste de la academia

El pago online aparece solo si la academia conectó su cuenta de Mercado Pago. Si no, las clases se pagan como siempre, en la academia.

Ajuste: Conexión de Mercado Pago (Ajustes)

Reglas

  • La plata va directo a la cuenta de la academia: ManejoTotal no toca ni retiene el dinero.
  • Cada pago se registra solo en la caja, los reportes y el estado de cuenta del alumno, como cualquier otro pago.

Cancelar una reserva

Desde Próximas clases, el alumno puede cancelar sus propias clases prácticas mientras esté dentro de la ventana de cancelación.

Así se ve en el sistema

Próximas clases

  • Clase prácticaPendiente de confirmación

    lun 21/07/2026 · 09:00

    Cancelar

  • Clase práctica

    mar 22/07/2026 · 15:00

    No se puede cancelar (faltan menos de 24 h)

Cómo se usa

  1. El botón Cancelar aparece por clase, con confirmación Sí, cancelar / No.
  2. Si falta menos tiempo que la ventana, en lugar del botón se ve “No se puede cancelar (faltan menos de X h)”.

Depende de un ajuste de la academia

La ventana de cancelación la define la academia. Cancelar libera el horario y devuelve la clase al paquete.

Ajuste: reservas_cancelacion_horas (default: 24)